Q: À partir de quand aurais-je des résultats?

R: Comme les outils et les équipements sont installés dès le début de l’implantation, vous remarquerez une amélioration immédiate. En quelques semaines, vos employés seront à l’aise avec Gedcom et en profiteront pleinement.

Q: Considérant que je dois numériser, nommer et classer chaque document, n’est-ce pas plus long que de simplement les déposer dans mon classeur?

R: Il est possible que certaines tâches soient plus longues. Toutefois, soyez assuré qu’en bout de ligne, Gedcom vous permettra de sauver beaucoup de temps.

Q: Nous avons investi beaucoup de temps pour développer une méthode de travail efficace au sein de notre entreprise. Est-ce que Gedcom va tout bouleverser?

R: Gedcom est un système qui utilise les technologies informatiques afin d’optimiser vos méthodes de travail actuelles. Gedcom n’est pas un logiciel auquel il faut se conformer, mais bien un système qui s’adapte à votre fonctionnement.

Q: En combien de temps pouvons-nous implanter Gedcom dans notre entreprise?

R: Évidemment, le temps dépend de plusieurs facteurs. Toutefois, notre expérience révèle que le temps varie entre 1 à 2 jours d’implantation par usagé touché par la GED. Par exemple, pour une équipe de 10 personnes, compter environ 10 à 20 jours pour la totalité de l’implantation. En moyenne, chaque usager devrait être disponible de ½ à 1 journée.

Q: Nous venons tout juste de nous équiper avec de nouveaux équipements informatiques. Devons-nous changer tout notre équipement ?

R: L’un des avantages de Gedcom est que nous conservons vos équipements actuels. Nous optimisons l’utilisation de ces équipements et respectons l’achat du matériel chez votre fournisseur informatique actuel.

Q: Est-ce que Gedcom coûte cher?

R: Le coût varie en fonction du nombre d’employés, des processus visés et des équipements requis. En contrepartie, le retour sur investissement est de l’ordre de 12 à 15 mois en moyenne.

Q: Est-ce légal de détruire mes documents papier?

R: Pour le gouvernement du Québec et du Canada, les documents numériques sont acceptés. Toutes les factures des fournisseurs, par exemple, peuvent être numérisées sous certaines conditions et nous pouvons, à ce moment, détruire le papier. Pour certains secteurs d’activités, vous êtes tenus de conserver des documents papier. Toutefois, ce n’est qu’une question de temps avant que les documents numériques soient acceptés. Burocom peut vous aider à déterminer quels documents conserver en papier.

Q: Certains employés de notre équipe ne sont pas des pros de l’informatique. Est-ce que le changement sera trop difficile pour eux?

R: Absolument pas! Nous prenons le temps qu’il faut avec chaque employé pour s’assurer qu’ils comprennent bien les outils et la méthode de travail. Notre expertise nous permet d’affirmer que la formation est adaptée à tous les niveaux de connaissances.

Q: Nous travaillons avec des données et des informations très sensibles. Y a-t-il des risques de sécurité engendrés par Gedcom?

R: Pas du tout. Vos documents restent accessibles seulement à l’interne, tout comme l’étaient vos documents papier. Ils sont protégés par des droits d’accès, ce qui limite leur consultation aux employés désignés. Nos sauvegardes automatisées, quant à elles, sont entièrement encryptées selon les standards de sécurité les plus élevés.